Vários procedimentos nos cartórios são efetivados de forma equivocada gerando a sua ineficácia ou deixando de oferecer as garantias esperadas pelo fato a maioria das pessoas ignorar como funcionam, sendo comum confundir as suas atribuições. O vocábulo “cartório” consiste no local/prédio onde ele funciona, sendo o correto denominar: Ofício de Notas, Ofício de Registro de Títulos e Documentos, de Registro Civil ou de Registro de Imóveis, sendo importante entender qual procurar para evitar perda de tempo e gastos expressivos com atos desnecessários.
Os valores cobrados pelos Notários e Registradores são tabelados pelos Estados, sendo que a Tabela de Emolumento de cada estado é disponibilizada nos sites dos Tribunais, dos Ofícios de Notas e de Registros, bem como nos balcões dos cartórios.
Convenção só tem valor se registrada no Ofício de Registro de Imóveis
Por desconhecimento, muitas convenções de condomínio e suas alterações são registradas no Ofício de Registros de Títulos e Documentos, o que é errado. Tanto a convenção quanto suas alterações devem ser realizadas no Ofício de Registro de Imóveis, já que a convenção condominial regulamenta a propriedade dos condôminos e, por isso, deve ser registrada no Ofício de Imóveis para que qualquer um que vier a adquirir o imóvel saiba exatamente o que comprou, seus direitos e deveres.
Centenas de condomínios foram enganados por algumas pessoas que se diziam profissionais para elaborar a Rerratificação da Convenção. Após atualizar a Convenção, por ser ela falha e repleta de impropriedades, sem contar com a aprovação do quorum de 2/3 do condomínio, acabava sendo registrada no Ofício de Títulos e Documentos para dar a impressão de que estaria correta. Ocorre, que tal manobra decorre do fato de o Oficial de Registro de Imóveis ter rejeitado o registro da Rerratificação por ter diversos erros, sendo que até outubro de 2013 os Oficiais de Registro de Títulos e Documentos aceitavam tal registro, pois não analisavam seu conteúdo.
Para evitar a continuidade dessa irregularidade que visava iludir os condomínios a aceitarem convenção sem validade jurídica, vários Estados Brasileiros elaboraram seu Código de Normas para orientar os serviços notariais e registrais. Em Minas Gerais, no final de 2013, entrou em vigor o Código de Normas criado pela Corregedoria-Geral de Justiça de MG, que foi aperfeiçoado por meio do Provimento Conjunto nº93/2020, que codifica os atos normativos da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais relativos aos serviços notariais e de registro, queconsta a norma que determina que somente o Ofício de Registro de Imóveis pode registrar a convenção de maneira a verificar a sua validade:
Art. 415. A requerimento dos interessados, os Ofícios de Registro de Títulos e Documentos registrarão todos os documentos de curso legal no País, observada sua competência registral.
§ 1º O interessado será informado, quando do requerimento, que o registro para fins de conservação não produzirá efeitos atribuídos a outros Ofícios de Registro, apondo-se no ato a seguinte observação: “Registro para conservação L. 6.015/1973, art. 127, VII”.
§ 2º [… ]
§ 3º Os documentos cujo registro obrigatório seja atribuição de outro ofício ou órgão só poderão ser registrados para fins de conservação após seu registro no respectivo ofício ou órgão.
§ 4º Os documentos relativos à transmissão ou oneração de propriedade imóvel só poderão ser registrados para conservação após registro no Ofício de Registro de Imóveis competente.
§ 5º […]
Outras pessoas cometem o engano de achar que por se tratar de um condomínio comercial, a convenção do mesmo deve ser registrada no Ofício de Registro Civil das Pessoas Jurídicas. Não existe diferenciação entre condomínio residencial e comercial para efeito de registro que obrigatoriamente deve ser vinculado a matrícula das unidades no Ofício de Registro de Imóveis.
Trata-se a convenção, seja de edifício residencial ou comercial, de um instrumento que regula a propriedade e por isso, seja qualquer for a destinação da propriedade deve ser feito o registro nos Ofício de Registro de Imóveis.
Consiste numa má-fé aquele que se diz especialista, que tendo elaborado a rerratificação da convenção de maneira errada, procura enganar o condomínio ao registra-la no Ofício de Títulos e Documentos. Diante de várias falhas, inúmeras rerratificações de convenção nem são apresentadas ao Oficial de Registro de Imóveis, pois esse nem a receberia no balcão. Somente um amador ou alguém com má intenção levou a atualização da convenção ao Ofício errado, gerando riscos e problemas para o condomínio, pois continua valendo apenas a convenção original.
Ainda no que diz respeito à questão da propriedade, a Escritura de Compra e Venda do imóvel deve ser realizada no Ofício de Notas e, logo após, deve ser levada para registro no Ofício de Registro de Imóveis. É sempre bom lembrar que só é dono do imóvel aquele que o registra e, enquanto o registro não é feito, a propriedade continua em nome do vendedor.
Regimento Interno e Atas de Assembleia
Já o regimento interno dos condomínios, por não dizer respeito à questão da propriedade, mas sim à “vida comportamental” dos moradores dentro dos edifícios, pode e deve ser registrado nos Ofício de Títulos e Documentos. Os assuntos e artigos que são tratados na convenção não podem ser modificados por meio do regimento interno.
Também as atas das assembleias condominiais podem ser registradas neste mesmo Ofício. Contudo, há de se ressaltar que não existe a obrigação de registrar todas as atas das assembleias de condomínio, mas somente a que elegeu o síndico e as que tenham tratado de assunto relevante que seja importante perpetuar a informação, como por exemplo o resultado de um sorteio de vagas de garagem.
Para facilitar o entendimento sobre as funções de cada tipo de Ofício (mais conhecido como cartório), apresentamos abaixo, de forma resumida, a função de cada um:
Ofício de Notas: É onde são lavradas as escrituras públicas, testamentos, procurações, pactos antenupciais, reconhecimento de paternidade, realizados os reconhecimentos de firmas, autenticação de cópias entre outros.
Ofício de Registro de Imóveis: Nele se registram os imóveis e documentos relacionados à propriedade dos mesmos. A escritura pública pode ser lavrada em qualquer cartório de notas, mas ela só pode ser registrada no ofício onde consta a matrícula do imóvel, sendo tal ato necessário para a pessoa realmente a ter a propriedade do bem. Ainda, é importante este ofício, porque é o local onde as pessoas conseguem obter informações seguras sobre a situação jurídica dos imóveis
Ofício de Registro Civil das Pessoas Jurídicas: Registram-se neste ofício os contratos, estatutos ou os atos constitutivos das associações, sindicatos, das sociedades, das fundações, das organizações religiosas e dos partidos políticos, para que possam adquirir personalidade jurídica.
Ofício de Registro Civil de Pessoas Naturais: Realiza o serviço de registro das pessoas naturais, principalmente de nascimento, casamento e óbito. Fornece, ainda as certidões de separação, divórcio, emancipação, interdição e outros.
Ofício de Registro de Títulos e Documentos: Cuida principalmente do registro de contratos que têm como objeto bens móveis, notificações extrajudiciais, como as destinada aos locatários no caso de comunica-los sobre a retomada do imóvel, exercício de direito de preferência no caso da venda ou de cobrança, por exemplo. Ainda, realiza o registro de toda documentação que não pode ser registrada em outros tipos de ofício, exercendo, portanto, a chamada função suplementar ou residual.
O resumo deste artigo foi publicado no jornal Diário de Minas.
Kênio de Souza Pereira
Diretor Regional de MG da Associação Brasileira de Advogados do Mercado Imobiliário
Diretor da Caixa Imobiliária Netimóveis
Colunista de Direito Imobiliário da Rádio Justiça do STF, Band News e Boletim do Direito Imobiliário
Conselheiro da Câmara do Mercado Imobiliário de MG e do Secovi-MG
